Det er blevet lettere at indgive en klage i FSC-systemet. I juni offentliggjorde FSC International nye, reviderede procedurer for klageprocessen og systemet for klagehåndtering inden for FSC (DRS, Dispute Resolution System), så der nu er tre procedurer: En procedure for indgivelse af klager, en procedure for indgivelse af Policy of Association-klager og en procedure for, hvordan man appellerer en klageafgørelse.
Revisionen betyder syv overordnede forbedringer, der har til formål at simplificere og tydeliggøre klageprocessen, og generelt gør det lettere for interessenter at forstå FSC’s klagehåndteringssystem og klageprocessen:
1) Effektivitet: Forbedringerne af klagehåndteringssystemet er baseret på erfaringer fra håndteringen af klager gennem de seneste mange år. Erfaringerne har blandt andet vist, hvordan effektiviteten i systemet kan øges, og dette er blevet inddraget i revideringen.
2) Forenkling: Der var et stort behov for forenkling på alle niveauer af klagesystemet. Med revisionen er alle procedurer blevet strømlinet, og dele, som interessenter oplevede som forvirrende, er blevet fjernet. Der er også blevet skabt overensstemmelse mellem strukturen i de tre nye procedurer, og det samme er sket for alle typer klageformularer, som skal udfyldes i forbindelse med en klage. Det betyder, at dokumenterne er blevet lettere at forstå, og det gør det både nemmere og hurtigere at indgive en klage.
3) Forbedring af sproget: Sproget i de tre procedurer er blevet forbedret og tidligere uoverensstemmelser er blevet udryddet.
4) Sammenskrivning: Den information, som tidligere var spredt mellem en standard, et vejledningsdokument og adskillige procedurer, er blevet samlet i de nye procedurer. Interessenter, som vil indgive en appel eller en klage, skal fremover kun kigge i ét dokument, nemlig den relevante klageprocedure, da den indeholder al nødvendig information. Det forsimpler processen yderligere og gør den mere gennemsigtig i forhold til tidligere.
5) DSR-standarden er integreret i procedurerne: Dokumentet ”FSC-STD-01-055 FSC Dispute Resolution System”, der fungerede som standard i den tidligere version af DRS-systemet, er nu skrevet ind i hver enkelt procedure. Dette er den mest betydningsfulde ændring i revisionen.
6) Ingen procedure for uformelle klager: I de nye procedurer skelnes der ikke længere mellem formelle og uformelle klager, da det tidligere har givet anledning til forvirring blandt interessenter. FSC-PRO-01-008 gælder for alle klager med undtagelse af Policy for Association-klager, hvor FSC-PRO-01-009 vil blive brugt.
7) FSC-GUI-01-004 er ikke længere et separat dokument: Dokumentet ”Guidance for Panels evaluating complaints under the Policy for Association” (FSC-GUI-01-004) er nu integreret i ”PfA Complains Procedure” (FSC-PRO-01-009).
Baggrunden for revideringen
DRS blev i sin tidligere form godkendt i 2009. Gennem de seneste fire år har systemets dokumenter gennemgået mindre revisioner, men det er først inden for de sidste to år, at de er blevet testet med henblik på større forbedringer. De klager, FSC har modtaget gennem årene, fremhævede DRS’ mangler og behovet for at effektivisere systemet. Desuden var systemet for komplekst og forvirrende ifølge mange interessenter, og der var behov for en forbedring af sproget og formuleringerne i dokumenterne for at eliminere en række uoverensstemmelser.
Derfor sendte FSC International DRS-dokumenterne i offentlig høring fra oktober til december 2013, og de nye procedurer er blevet formuleret på baggrund af resultaterne af høringen. FSC modtog værdifulde bidrag i form af kommentarer og forslag til tekstændringer fra syv interessenter, og yderligere en interessent bidrog med en generel observation. I alt blev 93 problemstillinger rejst.
Se her for et resume af interessenternes kommentarer og de overordnede forbedringer af DSR.
De tre nye procedurer “Processing Appeals” (FSC-PRO-01-005 (V3-0) EN), “Processing Complaints in FSC Certification Scheme” (FSC-PRO-01-008 (V2-0) EN) samt “Processing Policy for Association Complaints in the FSC Certification Scheme” (FSC-PRO-01-009 (V3-0) EN) kan downloades her.